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Dein Fest

Liebe Gäste, 

ab und zu integrieren wir private Feste in den Café-Betrieb, zum Beispiel Geburtstage oder Klassentreffen. Das ist im Sommer unkomplizierter als im Winter, denn im Café selbst können wir dafür keine Tische reservieren (außer etwa im tiefsten Winter werktags nach dem Mittagsgeschäft...). Wenn es das Wetter erfordert, gibt es Platz im Zelt und Foyer (eventuell in der Halle oder im Tageslichtbereich der Halle, aber das ist aufwändig und kostenintensiv). Einfacher ist es bei gutem Wetter: Draußen können wir einen zuvor bestimmten Bereich vorbereiten.

Wenn ihr an einem solchen "integrierten" Fest Interesse habt, benötigen wir bitte ein E-Mail an kontakt@hafen2.net. Bitte wirklich ausschließlich eine Mail. Keinen Telefonanruf, keine Kontaktaufnahme über Social Media, kein "an der Theke anmelden". Eine Mail mit folgenden Informationen:

Name, Adresse und Telefonnummer.
Wunschtermin.
Alternativtermin falls der Wunschtermin nicht möglich ist.
Beginn und Ende (müssen innerhalb der regulären Café-Öffnungszeiten liegen).
Der Anlass des Fests.
Die vermutete Gästezahl (bitte realistisch, meist kommen nicht soviele wie man anfangs denkt).
Wieviele Kinder?
Was soll beim Fest geschehen und was soll gegessen und getrunken werden?
Gibt es etwas Besonderes, was wir wissen sollten?

Anhand dieser Mail setzen wir uns mit euch in Verbindung und teilen mit, ob, wann und wie das Fest möglich ist. 

 

Bitte beachtet:

Hochzeiten können wir leider nur in seltenen Ausnahmefällen annehmen. Im Frühling und Sommer kollidieren sie zu sehr mit dem regulären Café-Betrieb und den Veranstaltungen.

Firmenfeiern sind für uns dann besser integrierbar, wenn sie sich möglichst in den sonstigen Betrieb eingliedern, insbesondere mit den öffentlichen Veranstaltungen wie Konzerten und Kino. Zudem ist der Hafen 2 ein komplett werbefreies Kulturzentrum, daher soll es bitte kein raumgreifendes Branding, Product Placement oder ähnliches geben.

Für eure Gäste gelten die üblichen Getränke- und Essenspreise, bitte habt Verständnis dafür, dass wir keine Rabatte geben können. Die Bezahlung erfolgt entweder von den Gästen einzeln, oder mittels einer Gesamtrechnung. Gerne könnt ihr ein Limit festlegen, bis zu dem die Gäste frei trinken und essen können. Sollte das Limit erreicht werden, würden wir den Gästen mitteilen, dass sie nun selbst bezahlen müssen. Gerne könnt ihr das für eure Gäste kostenfreie Angebot auch einschränken, sodass beispielsweise Longdrinks ausgenommen sind.

Denkbar sind Gruppenrabatte für Veranstaltungen, die an dem Tag stattfinden.

Bitte kommuniziert euren Gästen schon im Vorfeld, dass es sich um keine klassische "Einmietung" handelt, sondern dass der Betrieb des Kulturzentrums und Cafés parallel öffentlich stattfindet und dass keine Getränke und kein Essen mitgebracht werden dürfen.  Gerne berücksichtigen wir euer Fest insofern, dass wir im Rahmen der Möglichkeiten das Angebot erhöhen, um zu gewährleisten, dass ihr nicht damit konfrontiert werdet, dass das Essen anderweitig ausverkauft wurde. 

Sollten spezielle Essenswünsche bestehen aufgrund von Allergien oder Diäten, legen wir mit euch zuvor fest, was ihr mitbringt und mit welchem Betrag dies kompensiert wird. Für einen (eigenen) Kuchen berechnen wir beispielsweise 20 Euro, was die Nutzung unseres Geschirrs beinhaltet.

Für die Anbahnung, Kommunikation und Organisation eines üblichen Geburtstagsfests von etwa 10 - 20 Personen benötigen wir bitte einen Betrag von 20 Euro. Damit decken wir den Zeitaufwand für die per Mail (manchmal zusätzlich telefonisch) stattfindende Verabredung von Details und gewährleisten, dass das Café am Tag des Fests auf euch vorbereitet ist.

Bitte versteht, dass solche integrierten Feste nicht übermäßig über ihren Bereich hinaus wirken sollten - sonstige Gäste sollen bitte den Hafen 2 so vorfinden, wie sie es gewohnt sind bzw. dem Programmheft entnehmen. Das bedeutet zum Beispiel, dass in der Regel keine eigene Musik abgespielt werden kann (solltet ihr eine Idee haben, die gut in unser Programm und unsere ästhetische Ausrichtung passt, können wir in Einzelfällen darüber reden, jedoch gerät das üblicherweise nicht nur an stilistische, sondern auch an finanzielle (Gema...) und rechtliche Grenzen (Genehmigung des Ordnungsamts).

Ansonsten beachtet bitte, dass jede Form von Gestaltung (Stichwort "Dekoration") des Fest-Bereichs zuvor abgestimmt und die komplette, unmittelbare Entsorgung bzw. Abtransport aller Fest-Utensilien gewährleistet werden muss. Festgelegt müssen bitte auch etwaige Vorbereitungszeiten sein, wenn ihr zum Beispiel vor dem Fest Tische eindecken und mit Blumen schmücken wollt. Es gibt keine Möglichkeit, mit einem Fahrzeug auf das Gelände zu fahren. Wir stellen bei Bedarf gerne einen Rollwagen zur Verfügung.

Schließlich sei noch darauf hingewiesen, dass auch für die Besucher und BesucherInnen eures Fests die wenigen Regeln gelten, die es im Hafen 2 gibt:

- Hunde bitte an die Leine.
- Keine Speisen und Getränke mitbringen (s.o.)
- Die Tiere bitte nur mit Gras füttern
- Das Gelände ist für Kinder interessant und groß. Bitte habt ein Auge auf eure. Büsche und Bäume möchten weder beklettert noch geknickt werden.

Interesse? Bitte mailt eure Anfrage an kontakt@hafen2.net und verwendet einen aufschlussreichen Betreff, damit die Mail nicht übersehen wird.

Danke für eure Geduld und schöne Grüße,

euer Hafen 2-Team